시말서란 무슨 뜻? 양식과 쓰는 법 그리고 예시 내용을 알아보자

시말서란 무슨 뜻인가?

 시말서는 회사나 조직 내에서 발생한 문제나 사고에 대해 책임자의 잘못을 인정하고 반성하며, 재발 방지를 다짐하는 문서입니다. 주로 직원이 실수나 규정 위반을 했을 때 작성하게 되며, 그 목적은 사건의 경위를 명확히 하고, 향후 유사한 문제가 발생하지 않도록 예방하는 데 있습니다. 시말서는 '반성문'과 같은 의미로, 회사의 규율과 질서를 유지하는 데 중요한 역할을 합니다.

시말서와 경위서의 차이

 시말서는 잘못을 저지른 당사자가 자신의 책임을 인정하고 반성하는 내용을 중점으로 작성하는 반면, 경위서는 사건의 발생 경위를 객관적으로 설명하고 사실을 기록하는 문서입니다. 경위서는 사건의 진상 파악을 위해 작성되며, 사건의 경위와 원인을 설명하는 데 중점을 둡니다. 따라서 시말서는 반성과 재발 방지 대책을 포함하지만, 경위서는 문제 해결을 위한 참고 자료로 사용됩니다.

시말서 작성 요령

• 명확한 사실 기록: 시말서 작성 시, 사건의 발생 시점, 장소, 내용 등을 구체적으로 기록해야 합니다. 예를 들어, “2024년 5월 25일 오후 2시에 고객 정보가 잘못 전송되어 발생한 사고입니다”와 같이 구체적인 정보를 시간 순서대로 서술하는 것이 중요합니다.
• 객관성 유지: 시말서를 작성할 때는 개인적인 감정이나 의견을 배제하고, 객관적인 사실만을 기록해야 합니다. 과장이나 축소 없이 사실 그대로를 기록하는 것이 중요합니다. 예를 들어, “제 실수로 고객의 개인 정보가 다른 사람에게 전송되었습니다”와 같이 명확하게 작성해야 합니다.
• 재발 방지 대책 제시: 시말서에는 유사한 상황이 재발하지 않도록 구체적인 예방책을 제시해야 합니다. 예를 들어, “앞으로 고객 정보 파일을 전송할 때는 이중 확인 절차를 의무화하고, 중요 파일은 암호화하여 전송하겠습니다”와 같은 대책을 포함하는 것이 좋습니다.
• 법적 고려: 시말서는 법적 문서로 사용될 수 있으므로, 작성 시 신중을 기해야 합니다. 잘못된 정보나 허위 내용을 작성할 경우, 이는 거짓 진술로 간주될 수 있습니다. 따라서 항상 정확한 내용을 기록하고, 필요한 경우 증거 자료를 첨부하는 것이 좋습니다.

시말서 기본 양식

시말서의 양식은 특별히 정해져 있지 않지만, 일반적으로 다음과 같은 형식을 갖추는 것이 좋습니다. 회사마다 요구하는 양식이 다를 수 있으므로, 회사에서 제공하는 양식이 있다면 이를 따르는 것이 좋습니다. 만약 별도의 양식이 없다면 아래와 같은 구성으로 A4용지에 작성하면 됩니다.

시말서 기본 양식 예시

제목

• 시말서 제목은 사건의 주요 내용을 간단하게 요약하여 적습니다. 예를 들어, “고객 정보 유출 사고에 대한 시말서”와 같이 작성할 수 있습니다.

작성자 정보

• 작성자의 이름, 소속 부서, 직위, 작성 날짜 등을 작성합니다.
• 예: “작성자: 홍길동, 영업부, 대리, 2024년 5월 26일”

사건의 개요

• 사건이 발생한 날짜와 시간을 포함하여 간략하게 사건의 개요를 서술합니다.
• 예: “2024년 5월 25일 오후 2시경, 고객 A의 개인 정보가 포함된 파일이 잘못 전송되어 사고가 발생하였습니다.”

사건의 경위

• 사건의 경위는 사건이 어떻게 발생하였는지, 누구의 실수였는지, 어떤 상황에서 발생하였는지를 구체적으로 서술합니다.
• 예: “고객 A의 개인 정보가 포함된 파일을 전송하는 과정에서 수신인을 잘못 선택하여 다른 고객에게 전송되었습니다. 이를 인지한 즉시 부서장에게 보고하였으며, IT 부서와 협력하여 문제를 해결하였습니다.”

잘못 인정 및 반성

• 본인의 잘못을 인정하고 반성의 의미를 담아 작성합니다. 핑계나 변명을 적지 않도록 주의해야 합니다.
• 예: “제 실수로 고객 정보가 유출된 점 깊이 반성하며, 앞으로는 더욱 주의하여 업무를 수행하겠습니다.”

재발 방지 대책

향후 동일한 사건이 재발하지 않도록 예방 대책을 구체적으로 서술합니다.

예: “고객 정보 전송 시 이중 확인 절차를 의무화하고, 중요 파일은 암호화하여 전송하겠습니다.”

결론 및 서명

• 시말서를 작성한 목적을 간략히 요약하고, 본인의 서명 및 날인을 합니다.
• 예: “이번 사고로 인해 회사와 고객에게 불편을 끼쳐 드린 점 깊이 반성하며, 재발 방지를 위해 최선을 다하겠습니다. 작성자: 홍길동 (서명)” 

A4용지에 작성 시 참고사항

• 작성 도구: 시말서는 자필로 작성하는 것이 원칙입니다. 자필 작성은 진정성을 높이기 위함입니다. 볼펜을 사용하며, 가능하면 검정색을 사용하는 것이 좋습니다.
• 글씨 크기 및 정렬: 글씨 크기는 너무 작거나 크지 않게, 읽기 편한 크기로 작성합니다. 문단과 줄 간격을 적절하게 조절하여 깔끔하게 작성합니다.
• 문서 작성 형식: A4용지 상단에 제목과 작성자 정보를 작성하고, 본문은 간결하게 필요한 정보를 포함하여 정리합니다. 가능하면 두 줄 간격으로 작성하여 가독성을 높입니다.

시말서 작성 시 피해야 할 점

• 감정적인 표현: "억울하다", "이해할 수 없다"와 같은 개인 감정이나 주관적인 표현은 피해야 합니다.
• 책임 회피: 자신의 잘못을 다른 사람이나 외부 요인 탓으로 돌리는 것은 부적절합니다.
• 비속어나 불명확한 표현: "그냥", "어쨌든" 등의 모호한 표현은 사용하지 않으며, 정확하고 명확하게 서술합니다.

이러한 형식과 내용을 바탕으로 시말서를 작성하면 회사에서 요구하는 기준에 맞출 수 있으며, 문제가 발생하였을 때 책임을 인정하고 재발 방지 의지를 잘 전달할 수 있습니다.

시말서 작성 예시 내용

다음은 시말서 작성 예시입니다.

예시: 고객 정보 유출 사고에 대한 시말서

2024년 5월 25일 발생한 고객 정보 유출 사고에 관한 시말서

 

본 시말서를 통해 2024년 5월 25일 발생한 고객 정보 유출 사고에 대해 깊이 반성하며, 사건의 전말을 보고합니다. 

• 사건 개요: 2024년 5월 25일 오후 2시경, 고객 A의 개인 정보가 포함된 파일이 다른 고객에게 잘못 전송되는 사고가 발생하였습니다.
• 사고 경위: 파일을 전송하는 과정에서 수신인을 잘못 선택하여 고객 A의 정보가 다른 고객에게 전달되었습니다. 사고를 인지한 즉시 부서장에게 보고하고, IT 부서와 협력하여 문제를 해결하였습니다.
• 사고 원인: 파일 전송 과정에서의 부주의 및 확인 절차 미흡으로 인해 발생하였습니다.
• 재발 방지 대책: 앞으로 고객 정보 파일 전송 시 이중 확인 절차를 의무화하고, 중요 파일은 암호화하여 전송하겠습니다. 또한, 전 직원 대상 개인정보 보호 교육을 정기적으로 실시하겠습니다.
• 결론: 이번 사고로 인해 회사와 고객에게 불편을 드린 점 깊이 반성하며, 앞으로 더욱 철저한 업무 처리와 신중한 태도로 업무를 수행하겠습니다.
• 작성자: 홍길동
• 작성일: 2024년 5월 26일

이 예시에서 볼 수 있듯이, 시말서는 발생한 사건에 대해 객관적으로 서술하고, 본인의 잘못을 인정하며, 재발 방지 대책을 명확하게 제시하는 것이 중요합니다.

시말서 작성 시 주의사항

• 회사 규정 준수: 시말서는 회사의 규정에 따라 작성되어야 합니다. 회사마다 요구하는 양식이 다를 수 있으므로, 사전에 확인 후 작성해야 합니다.
• 정확한 서술: 시말서 작성 시 과장하거나 축소하지 말고, 사실 그대로 작성해야 합니다. 또한, 자신의 책임을 명확하게 인식하고 반성의 의미를 담아야 합니다.
• 비밀 유지: 작성한 시말서는 회사의 기밀 문서로, 외부에 유출되지 않도록 주의해야 합니다. 또한, 상사나 부서장의 승인을 받아야 할 경우, 반드시 절차를 따르도록 합니다.

결론

시말서는 회사 내에서 발생한 문제나 사고에 대한 책임을 인정하고, 반성과 재발 방지 대책을 서술하는 문서입니다. 정확한 사실 기록과 객관성 유지, 구체적인 재발 방지 대책이 포함된 시말서를 작성하는 것이 중요합니다. 이를 통해 개인의 잘못을 바로잡고, 조직의 질서를 유지하며, 향후 비슷한 문제가 발생하지 않도록 예방할 수 있습니다.

 

시말서를 작성하는 것이 결코 쉬운 일은 아니지만, 올바른 작성법과 자세로 임한다면 충분히 극복할 수 있습니다. 직장 생활에서 이런 일이 없도록 최선을 다하는 것이 가장 중요합니다.